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商业记录
由 菲尔·巴特 博士/著
张菡/译 曾昌捷/修订
训练材料
为了参与小型企业的财富创造，需要进行怎样的商业记录训练?
介绍：
任何参与财富创造活动的人，不管创造的财富有多大，必须在任何时候知道和记录你的生意的进展情况。小型企业的所有者必须记下这些以便将来参考。
这个文档由 财务记录和报告主题组成。
什么是保存商业记录?
保存商业记录就是记下下面的内容：
- 你的公司拿到多少钱？
- 你的公司付出多少钱。
保存商业记录就是按照时间记下您公司的每笔收入和支出。
交易是任何数量的金钱（或其他东西）的交换。金钱通过交易从公司里面进出，公司主要通过出卖货物或者是服务来换取金钱，通过购买货物，原材料，劳力，工具（比如水、电）来支出金钱。
- 我买了什么？
- 我什么时候买的？
- 我花了多少钱？
- 我什么时候卖了什么东西？
- 我收到多少钱？
- 我是不是通过信用买卖的？
- 股票中有什么存货（原材料、产品）？
- 我每天（每周、每月、每年）收到了什么钱？
- 我每天（每周、每月、每年）付了什么钱？
- 盈余是多少，我用来看什么了？
- 我是不是获得了进步？
- 本公司还剩多少金钱可以使用？
如果记录包含了上述的内容，它将帮助公司的所有者知道每时每刻他需要多少金钱用于公司的运作（比如运作成本和从哪里获得）。工整精确的记录同时能够帮助判断公司是否获得了预期的盈利。或者发现花费在工资和原材料上的钱超出了预期。或者发现有人在偷公司的钱、物资等等。
所以好的记录可以帮助您解决公司内部的问题，通过检讨过去犯过的错误来计划将来的活动，向大众展示您公司的业务状况。
许多由妇女经营的公司因为所有者的无知没有关于生意交易的记录。她们通常应该从她们在学校就读的孩子们、受过教育的丈夫或者是其他当地信得过的人寻求帮助。
记录的类型：
作为一个好的记录，您需要用常规的方式写下您的每笔交易，你需要用某种方式记录你收到或者是支出的钱，您必须有证明您每个交易的凭据，甚至不能漏过类似花在出租车、买信封和肥皂的钱。
一些书面凭据的例子：
- 当您买原材料、缴纳租金、交水电费时的发表或者收据；
- 您的客户从您这里买东西的发票拷贝。
但没有书面凭据时，您需要自己记下每笔交易。您可以利用笔记本来记下这些信息。
- 交易的地点；
- 交易的对象；
- 交易的东西；
- 交易的金额总数是很重要的。
在交易记录里面，收据等任何用于证明交易的东西叫凭证。您必须妥善保管您的凭证，比如放在一个可以锁的抽屉里或者是盒子里。他们将是证明您的记录的正确性的唯一东西。
一个记录的简单系统：
Somo女士在南部经营着一家杂货店，她有次和一个客户就该客户从她处用信用购买的糖的数目发生了争执。他们对于用信用购买的糖的数目不能达到统一，Somo女士意识到这类问题的存在是因为她从来不记账造成的。
她知道她记录每笔交易，但是她不知道要记录什么，怎样记录或者怎样使用记录，Somo女士于是打算从Nalogo女士处寻找帮助。后者有一家Nalongo杂货店，她在交易记录方面有很多的经验。
Nalogo女士向Somo女士演示了怎么记录和保存每笔交易的凭据，不管这些交易是通过现金还是通过信用进行的。当您开始经营一个公司，您花钱然后开始出卖货物，您收钱。每笔支出或者收入必须详细记录到一本称为“账簿”的本子上去。
账簿：
这本账簿可以就用学校的练习本。
| 收入的钱 ( + ) | 支出的钱 ( - ) |
|---|---|
| 您从什么渠道收入钱？ | 您将钱花费在什么地方？ |
|
|
注：所有的收入现金放在左边，所有的支出现金放在右边。
| 日期 | 收入的金钱 | 总数 | 日期 | 支出的金钱 | 总数 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 你收到金钱的日期？ | 金钱的来源？ | 多少？ | 您有没有支出？ | 为什么支出现金？ | 多少？ | |
| 总数 | 总数 | |||||
| 余额 | ||||||
|
|
[收入总数]-[支出总数]=[余额]用最后计算得到的在(+)那栏的余额作为下一次的余额 ––»«––一个训练班：
版权所有 1967, 1987, 2007 菲尔·巴特
––»«–– |
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