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Garder des archives
Gérer l'information
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Frédérique Gwyther
Polycop pour atelier
Quels genres d'information doivent être gardés par les mobilisateurs?
Une bonne gestion demande de bonnes informations. Avoir plus d'informations ne signifie pas forcément qu'elles sont meilleures. L'information doit être utile, et elle doit être facile à consulter.
C'est dans la méthode d'enregistrement utilisée par les mobilisateurs que se constitue la bonne information. Il est important que leur coordinateur (responsable) s'assure qu'ils comprennent bien quel genre d'archives ils doivent garder, comment ils doivent les garder, et comment ils doivent rendre ces informations accessibles, pour pouvoir diriger un programme de mobilisation.
Ce polycop passe rapidement en revue les types d'information requis. Il est d'utilité générale; les détails spécifiques s'appliquent à différents programmes, que vous devez définir. On a besoin d'informations sur chaque communauté, avant, pendant et après une intervention de mobilisation. Vous allez faire votre propre liste de genres d'information, mais elle devrait comprendre des indicateurs sociaux, des prédictions du degré d'unité, le potentiel pour l'organiser, une idée des chances de réussite dans la mobilisation pour l'autonomie, et des changements sociaux et de base associés à cette intervention.
Les mobilisateurs devraient garder des archives des activités planifiées et non planifiées, quotidiennes et mensuelles.
Il faut des informations indiquant dans quelles ressources disponibles chaque communauté peut puiser. Ceci comprend les services d'extension, les sources de ressources physiques, les sources de ressources monétaires, les compétences et les ressources de formation disponibles parmi, par example, les spécialistes retraités résidant dans les communautés, d'autres compétences disponibles, et une idée du coût, en termes d'honoraires à payer pour ces services.
Il faut des informations sur les stratégies utilisées auparavant, comprenant celles qui ont marché (et pourquoi), celles qui ont échoué (et pourquoi), raisons du succès, ou pas, de manifestations passées, et les leçons tirées d'interventions passées.
Il faut décider des modes de communication entre le mobilisateur et le responsable. Des rapports écrits sont les plus efficaces, puisque les rapports verbaux ne s'inscrivent pas dans la mémoire collective du programme. Un de nos modules porte spécifiquement sur la rédaction de comptes rendus, et vous devriez y jeter un coup d'oeil. Voir aussi les commentaires sur les pistes de papier.
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