Prevodi:

Ostale stranice:

Lekcije

Mapa sajta

Glavne reči

Kontakt

Korisni dokimenti

Korisni preporuke

Sadržaj:

• Vrh Stranice
• Priprema Izveštaja
• Ciljevi
• Izveštaji Uopšteno
• Mesečni Napredak
• Projektni Izveštaji
• Rutinski Izveštaji
• Izletni Izveštaji
• Sastanski Izveštaji
• Radionični Izveštaji
• Teme
• Dno Stranice

Sadržaj:

• Vrh Stranice
• Priprema Izveštaja
• Ciljevi
• Izveštaji Uopšteno
• Mesečni Napredak
• Projektni Izveštaji
• Rutinski Izveštaji
• Izletni Izveštaji
• Sastanski Izveštaji
• Radionični Izveštaji
• Teme
• Dno Stranice

RAZLIČITE VRSTE IZVEŠTAJA

Za Mobilizere

Autor: Fil Bartl, Dr.

Prevodilac: Adriana Dulić

Vodič

DEO C: Kako Pripremiti Izveštaje:

Ova uputstva su namenjena radnicima u polju koji su angažovani u projektima finansiranim iz spoljašnjosti, i njihova upotreba bi trebala da podstakne lokalne zajednice u upravljajunju svog sopstvenog razvoja.

Različiti Ciljevi; Različiti Sadržaji Izveštaja:

Napomenuli smo da su ciljevi mobilizera drugačiji od ciljeva zajednica koje podržavaju. To podrazumeva da će njihovi izveštaji biti drugačiji, jer srž dobrog izveštaja je da poredi postignute rezultate sa željenim rezultatima.

Izveštaji Uopšteno:

Jedan od najvažnijih principa koji bi trebali da upotrebite u pripremi bilo kakvih izveštaja je da izvestite o rezultatima vaših aktivnosti. To zahteva odredjenu dozu analize, ne samo opisivanje vaših aktivnosti.

Vi radite na projektu koji ima nekoliko donora, i koji je dodeljen vama kroz agenciju koja mora biti informisana o nekim specifičnim aktivnostima koje se odvijaju na polju. Vaši izveštaji su glavni izvori informacije ljudima koji finansiraju ovaj i ostale takve projekte.

Svaki poseban izveštaj bi trebao ispravno identifikovan. Na samom početku su glavne oznake, uključujući barem naslov (vremenski period i područje koje izveštaj pokriva) i autor izveštaja.

Na samom kraju se takodje nalaze odredjene oznake koje bi trebale da u na svakom dokumentu. Svaki izveštaj bi trebao da obuhvati sledeće:

• Ime autora i o čemu je izveštaj bi trebalo jasno biti naznačeno na početku izveštaja. "O čemu je izveštaj" bi trebalo da obuhvati geografsko područje i vremenski period koje izveštaj pokriva. Trebali bi da takodje da navedete vašu titulu i poziciju uz vaše ime kao ime autora.


• Odredjena neophodna informacija bi trebala biti navedena pri dnu zadnje stranice.


• Navedite ime kompjuterskog dosijea (i puta do njega) na levoj strani pri dnu stranice. Navedite šifru za datum u sredini zadnje linije na stranici. Navedite inicijale autora (u velikim slovima) i zatim "/," zatim inicijale daktilografa (u malim slovima) u zadnjoj liniji na desnoj strani zadnje stranice.

To su neki važni elementi svih izveštaja. Mobilizeri bi trebali biti upoznati sa 5 različitih vrsta izveštaja koji se razlikuju jedni od drugih.

• Mesečni Izveštaji o Napretku;
• Izveštaji o Zajedničnom Projektu;
• Mobilizerski Rutinski Izveštaji;
• Izletni Izveštaji; i
• Sastanski Izveštaji.

Detalji o ovih pet vrsta izveštaja slede.

Mesečni Izveštaji o Napretku:

Sledeće se odnosi na sve rutinske izveštaje o napretku: mesečne, dvomesečne, kvartalne, polugodišnje ili godišnje. Izveštaj o napretku se razlikuje od izveštaja o situaciji u smislu da izveštaj o situaciji samo navede šta se desilo i šta je uradjeno u vezi toga u toku izveštajnog perioda. Izveštaj o napretku, nasuprot tome, poveže aktivnosti sa ciljevima.

Najvažniji izvor informacije o bilo kojem projektu su rutinski mesečni izveštaji o napretku, ukoliko su dobro pripremljeni. Donori, sedište agencije koja sprovodi projekat, rukovodioci, agencije koje nadgledaju projekat i upravljaju finansijskim sredstvima, svi moraju da znaju u kojoj meri su projektne aktivnosti doprinele postizanju projektnih ciljeva.

Najvažniju stvar koju stoga možete uraditi je da jasno istaknete:

Vaše aktivnosti (ulaganja), i

Rezultate tih aktivnosti (proizvode) ili efekte na zajednicu.

Iako se izveštaji o napretku mogu razlikovati u smislu formata, nekako morate te dve stvari da istaknete. Kreirajte vaš izveštaj sa dva glavna naslova: (a) aktivnosti, i (b) rezultati, ili, za svaki projektni cilj posvetite odeljak (1) aktivnostima i (2) rezultatima tih aktivnosti.

Česta greška koju početnici često naprave je da misle da sve što treba da urade je da izveste o njihovim aktivnostima. To nije dovoljno. Dobar izveštaj o napretku nije samo opisni izveštaj o aktivnostima, nego analiza rezultata tih navedenih aktivnosti. Analiza bi trebala da odgovori sledeće pitanje, "Do koje mere su projektni ciljevi ostvareni?" S obzirom da vi niste početnici, vi ste sposobni da to pokažete kroz ovu analizu u vašim izveštajima o napretku.

Uvek pregledajte projektne ciljeve pre nego što započnete pripremu mesečnog izveštaja o napretku. Oni se obično mogu naći u "Projektnom Dokumentu" (ProDok). U analitičnom delu vašeg izveštaja, možete navesti te ciljeve, svaki kao poseban odeljak sa posebnim podnaslovom, i zatim navesti analizu o tome koliko ste se približili ostvarenju svakom od tih ciljeva. Gde god niste ostvarili cilj, ili ukoliko ste količinski previše ili premalo postigli, treba da objasnite zašto se to desilo.

Izveštaji o Zajedničnom Projektu:

Detaljni mesečni narativni izveštaj bi trebao da obuhvati do koje mere je svaki cilj ostvaren, razloge za sve koje nisu u potpunosti ostvareni, sve naučene lekcije, i predloge i razloge za promenu ciljeva ukoliko je zaključeno da bi trebali biti promenjeni.

Narativni izveštaj može da navede podatke o dogadjajima i ulaganjima (kakve akcije su sprovedene, proverite tabelu koja sledi), ali bi trebao da ističe proizvode (rezultate tih akcija dok god oni vode do ostvarenja navedenih ciljeva). Obratite pažnju na broj i područje korisnika. Mesečni izveštaj je najbolje organizovati na isti način i sa istim poglavljima kao i predlog.

Uz narativni izveštaj, treba se pripremiti i finansijski izveštaj. Detaljni mesečni finansijski izveštaj bi trebao navesti sva finansijska sredstva koja su primljena i od koga, ⁽¹⁾ sva finansijska sredstva koja su potrošena, navedena linija po liniji bazirano na budžetnim kategorijama navedenim u predlogu, razloge za preveliku ili premalu potrošnju u poredjenju sa budžetom, i procenu u kojoj meri su troškovi doprineli ostvarenju navedenih ciljeva projekta.

^{Napomena (1)}: Mi predlažemo da CBO nabavi sredstva od nekoliko izvora. Nemojte dozvoliti da organizacija ili grupa postane zavisna na jednog donora.

Mobilizerski Rutinski Izveštaji:

Pogledajte razliku izmedju izveštaja o zajedničnom projektu i zajedničnog mobilizerskog izveštaja; nemojte zaboraviti da se njihovi ciljevi razlikuju. Ciljevi zajedničnog projekta bi trebali biti jednostavni, kao što su na primer "izgraditi školu," ili "popraviti izvor vode." Kakvi su ciljevi mobilizera (u izveštavanju o napretku)? Mobilizerovi ciljevi se razlikuju od ciljeva zajednično baziranog projekta, te će se stoga izveštavanje o napretku (ostvarenju tih ciljeva) razlikovati.

U najjednostavnijem smislu, poželjni rezultat rada mobilizera je unapredjena zajednica. Posao mobilizera je da unapredi; i to obuhvata nekoliko elementata (na primer: ujedinjenje zajednice, obezbedjenje učestvovanja osetljivih i odsečenih grupa, utvrdjivanje zajedničnih prioriteta, obučavanje zajednice u upravljanju, podsticanje, rukovodjenje bez unošenja politike u tom procesu). ⁽²⁾

^{Napomena (2)}: Intervencija obuhvata tri važna elementa: (a) informisanje zajednice, zatim (b) mobilizacija, zatim (c) obuka u upravljanju. Obuka u upravljanju čini potrebu za providnu odgovornost očiglednom; način na koji svi članovi zajednice mogu videti sami za sebe da su primljena sredstva korišćena u projektu a ne za neke druge stvari. Obuka zatim objasni "Kako" postići providnu finansijsku odgovornost, održavanje ispravnih knjiga, povezivanje računa sa stavkama, vodjenje ispravnih i opravdanih finansijskih izveštaja i budžeta.

Sledi tabela koja pokazuje šta bi trebalo da mobilizerov izveštaj obuhvati.

Tabela Br. 2: Izveštavanje o Mobilizerovim Ciljevima

Sadržaj:

• Vrh Stranice
• Priprema Izveštaja
• Ciljevi
• Izveštaji Uopšteno
• Mesečni Napredak
• Projektni Izveštaji
• Rutinski Izveštaji
• Izletni Izveštaji
• Sastanski Izveštaji
• Radionični Izveštaji
• Teme
• Dno Stranice

Sadržaj:

• Vrh Stranice
• Priprema Izveštaja
• Ciljevi
• Izveštaji Uopšteno
• Mesečni Napredak
• Projektni Izveštaji
• Rutinski Izveštaji
• Izletni Izveštaji
• Sastanski Izveštaji
• Radionični Izveštaji
• Teme
• Dno Stranice

Za dodatnu informaciju o efektima intervencije, proverite spisak elemenata zajedničnog unapredjenja: Elementi Zajednične Moći, i načine merenja promena u svakom od tih elemenata: Merenje Zajednične Moći.

Izletni Izveštaji:

Dok možete napomenuti ili navesti izlete u vašem mesečnom izveštaju, svi gladni izleti bi trebali biti navedeni u posebnom izletnom izveštaju.

Izlet bi trebao imatu svrhu, tako da bi vaš izveštaj o izletu trebao započeti sa navodjenjem te svrhe izleta. Svrha bi trebala da opravda izlet, iako vi neuspete da je postignete. Svrha bi trebala da je direktno povezana barem sa jednim ciljem projekta, kao što su navedeni u projektnom dokumentu.

Tehnički detalji, naravno, mogu biti navedeni bilo kojim redom, datumi i područja putovanja, susretnuti ljudi (sa njihovim titulama, imenima agencija, vreme sastanka, mesto, itd.), posećena mesta, pohadjani sastanci. Napravite vaš spisak lakim za čitanje, lakim za razumevanjem, i kratkim ali kompletnim.

Izletni izveštaj bi trebao da ističe rezultate vašeg izleta. Jeste li ostvarili vašu svrhu izleta? U kojoj meri? Zašto? Koje neočekivane stvari ste zapazili? Šta su posledice tih zapažanja? Jeste li zapazili znake rezultata prethodno planiranih aktivnosti? Da li bi neki ciljevi ili zadaci trebali biti promenjeni zbog toga što ste zapazili? Da li ste pronašli nove probleme? Da li ste došli do novih zaključaka, sami ili kroz diskusiju sa ljudima u sastancima pri kojima ste prisustvovali?

Obavezno navedite do koje mere ste ostvarili svrhu vašeg izleta.

Sastanski Izveštaji:

Svi sastanci, naravno, treba da imaju svrhu, i svrha bi trebala biti povezana sa ostvarenjem ciljeva projekta. Izveštaji o tim sastancima, stoga, treba da se koncentrišu na svrhu i da pokažu rezultate sastanka u smislu ostvarenog napretka ka tim ciljevima. Proverite Sastanci.

U ovim izveštajima ljudi pogreše i koriste pasivni oblik. Izbegavajte fraze kao što su "Rečeno je..." ili "Kazano je..." Koristite aktivni oblik kroz navodjenje ko je šta rekao: "Gospodin Otieno je predložio da mi..." ili "Čitava grupa se složila da..."

Pripremanje pismenih izveštaja je deo obuke u upravljanju. Stvaranje i distribucija narativnih izveštaja mora biti obuhvaćena u predlozima i ugovorima.

Radionični Izveštaji:

Kao i izveštaji o zajedničnom projektu i mobilizerovi izveštaji, radionični izveštaji su takodje vredni. Posle svake radionice, koordinator (uz pomoć ostalih mobilizera, uključujući pismeni izveštaj od glavnog trenera) bi trebao pripremiti izveštaj. Izveštaj nebi trebao da navede sve aktivnosti koje su preduzete u toku radionice. Svaki izveštaj bi trebao da bude analitičan, i koncentrisan na rezultat preduzetih aktivnosti, i do koje mere su ciljevi radionice ostvareni.

Kao is sa svim ostalim vrstama izveštaja, ovi izveštaji treba da takodje izlože rezultate aktivnosti (meru do koje su poželjni ciljevi ostvareni) i naučene lekcije (o održavanju radionice, ne lekcije obuhvaćene u radionici koje su u ovom slučaju aktivnosti).

Proverite: Pripremanje Radionice.

Koje Teme Bi Trebale Biti Obuhvaćene U Izveštaju?

U toku nekoliko radionica sa mobilizerima, učesnici su bili pitani o temama koje bi trebale biti obuhvaćene u izveštajima o zajedničnom projektu.

Većina grupa mobilizera je ponudila sledeće:

• Istorija, uvod;
• Projektni uspesi!! Zašto? (faktori, uzroci);
• Projektni neuspesi (u ostvarenju ciljeva). Zašto? (razlozi);
• Učestvovanje zajednice (u donošenju odluka);
• Doprinosi zajednice (donacije, ulaganja na primer: radna snaga, gotovina, aterijal);
• Potrebne promene (na primer: promene u strategiji);
• Neočekivani problemi;
• Naučene lekcije;
• Predlozi (navedite za koga).

To formira bazu za dobar spisak i vi ga možete koristiti pri pregledu izveštaja koji vi pripremate, ili pri obučavanju izvršnog odbora u pripremi njihovog izveštaja.

U svakom slučaju, upamtite da svaki izveštaj treba da poredi šta se očekivalo ili želelo sa time šta se desilo. Ističite rezultate preuzetih akcija nad samim opisima akcija.

Za modelni primer formata izveštaja, koji pokazuje gde treba staviti svaku od ovih tema, proverite: Modelni Format Za Pripremanje Izveštaja.

To su stoga različite teme koje bi različite vrste izveštaja trebale obuvhatiti. Konačno, evo nekoliko saveta o pripremi dobrih izveštaja. Dobar izveštaj je (a) taj koji je pročitan, i (b) taj zbog kojeg je akcija preuzeta. Kako pripremiti dobar izveštaj? Proverite Bolji Izveštaji.

Nadgledanje Zajednične Obuke:

© Zaštićeno Autorsko Pravo 1967, 1987, 2007 Fil Bartl
Dizajn Stranice Lurdes Sada

––»«––

Zadnja dopuna: 01.10.2011.