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¿ESCRIBIR INFORMES PARA QUIÉN?
por Phil Bartle, PhD
traducción de Mª Lourdes Sada
Guía para activistas comunitarios
PARTE B: ¿Quién debe recibir los informes?
Antes de decidir quién debe recibir cualquier informe, será conveniente revisar quién se beneficia de estos informes. Hagamos un repaso de los que pueden beneficiarse:
- Los autores del informe
- La comunidad involucrada en el proyecto
- Cualquier otra comunidad
- Donantes y gente que contribuye (incluyendo a los miembros de la comunidad)
- Investigadores
- Gobierno central, regional o local.
Beneficios para el (los) autor(es):
A primera vista, puede suponerse que el receptor se beneficia el primero y el que más de un informe. ¡En absoluto! El primer beneficiario es el autor (o autores).
¿Por qué? En nuestro taller, pedí a los activistas que sugirieran razones por las que los autores se beneficiarían de la redacción de un informe. Estas son algunas de sus ideas:
- Ordena y organiza la información disponible.
- La información que tenemos en la cabeza está desorganizada
- Se puede identificar cualquier información que se haya perdido
- El autor obtiene un panorama más completo y neutral
- Facilita el análisis y la evaluación
- Clarifica la relación entre las distintas actividades (aportación) y los resultados (producto)
- Ayuda al autor a hacer una autovaloración menos subjetiva
- Proporciona información para hacer recomendaciones
- Puede conducir a cambios en los objetivos, estrategias o actividades futuras
Un beneficio extra (posible, pero no garantizado) es la reacción (consejos, experiencias, recomendaciones sobre el informe, autor y otras cosas).
Después de los autores, por supuesto, los siguientes beneficiados son los receptores.
¿Quién recibe los informes?
Considere los implicados que deben recibir informes. (Cuando escriba informes, recuerde siempre quién los va a leer). Todos pueden aprovechar los informes para obtener los mismos beneficios de la lista anterior.
Entre ellos, están la OBC (organización basada en la comunidad o la ejecutiva del proyecto comunitario), AL (ayuntamiento local), FJD (funcionario jefe ejecutivo del distrito), CPD (coordinador del programa en el distrito), la agencia o la sección nacional del proyecto (que a su vez puede informar a NU, gobierno, central de la agencia y donantes).
Cuando se modifican los objetivos, estrategias o actividades (en base a los informes), el proyecto se puede refinar y perfeccionar: en este caso se benefician las comunidades destinatarias. Las decisiones de las OBC, como la de enviar copias de estados financieros (cuándo y a quién) y los informes verbales en las reuniones comunitarias, se obtienen en sesiones de tormenta de ideas similares, según el instructor guía a los miembros de la comunidad a través del por qué y cómo.
¿Cómo se benefician los receptores?
¿Cómo se benefician los receptores de los informes? hay tres beneficios principales: información, valoración, estímulo.
Tabla 1: Beneficios de los informes |
|
| ¿Quién se beneficia? | ¿Cómo se beneficia? |
|---|---|
| Los autores del informe | Al escribir, los autores adquieren conocimientos (cómo organizar ideas, cómo redactar), identifican puntos débiles, fracasos y éxitos, y puntos fuertes (muchos de ellos ocultos hasta que se escriben). La escritura (por sí misma) mejora las aptitudes de valoración. |
| La comunidad implicada en el proyecto | Al igual que «ver» ayuda al conductor de un coche a controlar su velocidad y dirección, una comunidad «ve» sus progresos a través de la supervisión y los informes. Obtener resultados (lograr los objetivos deseados) hace que los miembros de la comunidad se sientan contentos y animados (a hacer más) , sobre todo los informes verbales. |
| Cualquier otra comunidad | Al enterarse de los progresos de una comunidad, la gente de cualquier otra se dan cuenta, se convencen, de que es posible. Cuando leen u oyen los logros de una comunidad, esto les estimula (anima) a emprender sus propios proyectos comunitarios. |
| Investigadores | Los investigadores pueden utilizar los informes bien escritos como datos de investigación. |
| Donantes y contribuyentes | Los donantes y contribuyentes pueden enterarse leyendo los informes de cómo se utilizan sus donaciones en dinero, trabajo, tierra o especies. Recuerde que todos los miembros de la comunidad son donantes. No piense que sólo lo son los forasteros. |
| Gobierno central, regional y local | Los informes del proyecto comunitario y los de los activistas ayudan proporcionando la información vital necesaria para la planificación efectiva de los gobiernos central, regional y local. Como en los casos anteriores, los informes son una fuente de estímulo, útil también para los gobiernos. |
Esta tabla indica que muchos implicados diferentes se benefician de los informes bien escritos, y por lo tanto, cuando se escriben, debe tenerse presente quién los va a leer.
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Informe de progreso a la ejecutiva comunitaria:
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